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Metodología para Aprovechar las Posibilidades de Internet

| Improven Consultores | 17. Enero 02 |

Internet y las Nuevas Tecnologías son mucho más que una página web. Hay que considerarlas desde un punto de vista más amplio: repercusiones estratégicas, gestión del cambio, aspectos tecnológicos, marketing, seguridad, procesos, etc.

Cuando hay que gestionar un proyecto tan importante como la integración de las Nuevas Tecnologías, es necesario una metodología ya que en caso contrario las posibilidades de triunfar disminuyen.

Por ello, en este apartado se desarrollará un esquema de la metodología para poder alcanzar los resultados esperados.

Uno de los problemas más habituales es olvidar el aspecto humano. Es frecuente que los directivos de una organización vean claramente cómo ha de cambiar, pero no consiguen hacerlo correctamente porque se olvida que el cambio se ha de "empapar" en las personas.

Suele pasar que se invierte mucho tiempo y conocimientos en el desarrollo del plan y muy poco tiempo en como conseguir que la organización implante, se implique y desarrolle ese cambio.

El resultado de esto es que se fracase estrepitosamente cuando esa visión que el directivo tiene, ha de implantarla y conseguir cambiar los procesos y cultura de la organización. Nuestro consejo, aunque cada proyecto en concreto "es un mundo", es invertir el 55% a cómo gestionar el cambio y un 45% al desarrollo del plan.

Los problemas en la gestión del cambio son siempre debido a los "miedos" de las personas de la organización, a todos los niveles (dirección, mandos intermedios,...). Estos "miedos" son debidos a la incertidumbre y pérdida de control de la nueva situación, falta de confianza, ruptura de la rutina, pérdida de derechos adquiridos... en general, miedo a lo desconocido.

Errores en la Gestión del Cambio:

Falta de planificación y objetivos en el proceso de cambio
Falta de metodología en el proceso
Estructura inadecuada
Falta de recursos
Pobre comunicación interna
No haber pensado correctamente qué va a ganar cada empleado con el cambio

Precisamente conociendo estos errores, la metodología presentada se concentra especialmente en estos elementos para conseguir alcanzar los objetivos planteados. Como es lógico, esta metodología es flexible y varía en su desarrollo en función de los recursos asignados al proyecto y de las características de la organización.

De modo esquemático, el proceso debe ser:

Fase 1. - DEFINICIÓN de los objetivos del proyecto así como una visión de cual será la situación final tras el desarrollo del proyecto. Creación del equipo global de trabajo.

Fase 2. - Profundo diagnóstico de las capacidades de la empresa así como de las posibilidades que tiene empleando las Nuevas Tecnologías para hacer Negocios.

Fase 3. - DESARROLLO del plan de acciones, así como los objetivos concretos que se alcanzarán. Creación de los equipos de trabajo.

1. Revisión del plan estratégico de la organización y su despliegue para integrar en él la figura de las Nuevas Tecnologías e Internet.
2. Desarrollo del plan tecnológico partiendo de las necesidades del proyecto.
3. Estudio del impacto de las Nuevas Tecnologías e Internet en los procesos de la organización.
4. Desarrollo del plan de comunicación (y las correspondientes acciones de marketing) en internet.
5. Desarrollo del plan de comunicación interna.

Fase 4. - IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO en las fases definidas. PLAN DE FORMACIÓN

1. Adaptación del organigrama de la empresa
2. Puesta en marcha del plan tecnológico
3. Implantación de los nuevos procesos
4. Diseño o rediseño del sitio web y/o portal y tecnologías asociadas
5. Definición de políticas y procedimientos de seguridad
6. Puesta en marcha del plan de comunicación (y las correspondientes acciones de marketing) en internet
7. Plan de formación

Fase 5. - SEGUIMIENTO de la solución y CONTROL
Debido a la extensión del desarrollo de toda la metodología, en esta obra se van a desarrollar básicamente las fases de diagnóstico.

Fase 1. - DEFINICIÓN de los objetivos del proyecto así como una visión de cual será la situación final tras el desarrollo del proyecto. Creación del equipo global de trabajo.

Para el correcto desarrollo y ejecución del proyecto, el primer paso será definir los objetivos que persigue y la visión de sus resultados. Se ha de tener presente que una incorrecta definición de objetivos puede llevar a indefiniciones posteriores..

Una clara visión del cambio ayuda a que todos los integrantes de la organización conozcan sus ventajas y así tener cada uno claro las ventajas que les aportará el cambio.

Fase 2. - Profundo diagnóstico de las capacidades de la empresa así como de las posibilidades que tiene empleando las Nuevas Tecnologías para hacer Negocios
En esta fase, se debe hacer una profunda reflexión sobre la empresa en la que habría que contemplar aspectos como:

¿Cómo puede afectar a la estrategia?
¿Cuáles son sus ventajas competitivas respecto a la competencia hoy y cómo pueden variar en el futuro?
¿Cómo son los procesos de negocio?
¿Cuál es la estructura de costes del negocio y en qué procesos se producen?
¿Cuáles son los costes y tiempos de gestionar la información?
¿Cómo se relaciona la organización con sus clientes?
¿Cómo es el proceso de distribución?
¿Qué información tiene la empresa sobre sus clientes?
¿Cómo gestiona su cadena de suministro?
¿Cuál es la situación tecnológica en cuanto a Internet y sistemas de información?.
¿Qué conocimientos tienen las personas de la organización al respecto de Internet y las Nuevas Tecnologías?
¿Cuál es el posicionamiento de la competencia frente a las Nuevas Tecnologías e Internet?
¿Cuál es la evolución del sector y de su competencia?
¿Cuál es el grado de introducción en las Nuevas Tecnologías de los competidores?
¿Cómo está influyendo Internet en su sector?
¿Cómo son los productos / servicios que se ofrecen en la empresa y cómo pueden afectar sobre ellos las Nuevas Tecnologías?
...

No se profundiza en el resto de apartados de la metodología por escaparse de los contenidos del presente texto.

Ultimos consejos

Finalizamos con unos últimos consejos en la introducción de las Nuevas Tecnologías e Internet para hacer Negocios.

1. No subestime las posibilidades de Internet y las Nuevas Tecnologías. Ni todo es tan bonito, ni todo es tan complicado, pero hay que aprovechar las oportunidades de negocio.
2. El apoyo de la dirección es indispensable. Sin él, el proyecto no alcanzará los objetivos deseados.
3. El proyecto ha de ser desarrollado desde el punto de vista de negocio y no desde el punto de vista tecnológico. Aunque la tecnología pueda jugar un papel importante, es una herramienta para obtener resultados y nunca un fin en sí misma.
4. Piensa en grande, empieza poco a poco. Es decir, se debe planificar todo el proceso para tener una visión clara del mismo, pero el desarrollo es más interesante hacerlo en pequeños proyectos que vayan teniendo resultados tangibles. Además, se debe priorizar empezando con los proyectos que más mejoras aporten a la organización para así "dinamizar" el cambio.
5. Se deben identificar líderes que gestionen el cambio en el interior de la organización empleando, si es necesario, personal externo como "catalizador del cambio". Elementos como la formación y comunicación interna también son críticos.
6. Aunque haya una importante carga tecnológica en el proyecto, tener muy en cuenta la cultura y las personas ya que son los "motores" de la organización.